Minikonkurranse: slik gjennomfører du den steg for steg
En minikonkurranse er en forenklet konkurranse der du ber flere leverandører om tilbud på et avgrenset kjøp. Den brukes typisk ved kjøp under terskelverdi eller ved avrop på en eksisterende rammeavtale, og krever et enklere grunnlag enn et fullt anbud — men den skal fortsatt være dokumentert og etterprøvbar.
Når passer en minikonkurranse?
Minikonkurranse er aktuelt når verdien er begrenset, behovet er relativt klart og du vil ha reell konkurranse uten å bruke uker på prosessen. Typiske eksempler er konsulentbistand, kurs og opplæring, oversettelse, programvarelisenser, møbler, utstyr, arrangementer og vedlikeholdstjenester.
Har du en rammeavtale med flere leverandører, gjennomføres avropet ofte som en minikonkurranse mellom avtalens leverandører. Da gjelder avtalens egne regler for hvordan konkurransen skal kjøres — sjekk dem før du sender forespørselen.
Seks steg fra behov til tildeling
1. Beskriv behovet
Skriv ned hva du faktisk trenger, hvorfor du trenger det, og hvilket resultat leveransen skal gi. Behovsbeskrivelsen er grunnlaget for alt annet i konkurransen.
2. Sett opp kravspesifikasjonen
Skill mellom absolutte krav (må-krav) og ønskede egenskaper. Absolutte krav avgjør om et tilbud kan vurderes i det hele tatt, og bør derfor være få og etterprøvbare.
3. Bestem tildelingskriterier og vekting
Vanligvis pris og kvalitet, ofte med kompetanse, leveringstid eller miljø i tillegg. Vektingen skal oppgis til leverandørene før tilbudsfristen, ikke etterpå.
4. Inviter leverandørene
Send forespørselen til flere leverandører — ofte tre eller mer for reell konkurranse. Oppgi frist, format på tilbudet, kontaktperson og hvordan spørsmål håndteres.
5. Evaluer tilbudene
Bruk en evalueringsmatrise med samme kriterier for alle tilbud. Poeng og begrunnelse føres inn underveis, slik at vurderingen kan etterprøves senere.
6. Tildel og dokumenter
Gi en begrunnet tildeling til vinneren og en kort begrunnelse til de som ikke vant. Arkiver anskaffelsesprotokollen sammen med tilbudene og evalueringen.
Dokumentene du trenger i en minikonkurranse
- Forespørsel til leverandørene — e-post med frist, kontaktperson og hva tilbudet skal inneholde.
- Beskrivelse og kravspesifikasjon — bakgrunn, omfang, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
- Evalueringsmatrise — sammenligning av tilbudene på de samme kriteriene.
- Anskaffelsesprotokoll og begrunnet tildeling — dokumentasjonen du kan vise til i ettertid.
Les mer om hvordan du setter opp vektingen på siden om evalueringsmatrise, og om regelverket for anskaffelser under terskelverdi.
Sjekkliste før du sender ut
- Behovet er beskrevet i klartekst, ikke som en løsning
- Absolutte krav er få, tydelige og etterprøvbare
- Tildelingskriterier og vekting er oppgitt på forhånd
- Minst tre leverandører er invitert
- Tilbudsfristen er realistisk for oppgavens omfang
- Evalueringen er dokumentert i en matrise
- Tildelingen er begrunnet skriftlig
- Anskaffelsesprotokoll og vedlegg er arkivert
Vil du hoppe rett til dokumentene?
Beskriv behovet, og Buddo lager grunnlaget for minikonkurransen.