Evalueringsmatrise: vekting av pris og kvalitet

1. Velg få og relevante kriterier

Tre til fem kriterier er nok i de fleste mindre anskaffelser. Vanlige valg er pris, kompetanse og erfaring, løsningsforslag, leveringstid og miljø. Hvert kriterium må ha betydning for leveransen — kriterier som ikke skiller tilbudene fra hverandre gjør bare matrisen tyngre å fylle ut.

Skill mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier: kvalifikasjonskrav sier om leverandøren i det hele tatt kan delta, tildelingskriterier sier hvor godt tilbudet er.

2. Bestem vektingen på forhånd

Vektingen skal summere til 100 % og oppgis til leverandørene før tilbudsfristen. Hvor mye pris bør telle avhenger av kjøpet:

• Standardiserte varer: pris 60–80 %, kvalitet 20–40 %.
• Tjenester med rom for kvalitet: pris 30–50 %, kvalitet 50–70 %.
• Kompetansetunge oppdrag: pris 20–40 %, kompetanse og løsning 60–80 %.

3. Bruk samme poengskala for alle

En skala fra 0 til 10 er enkel å forklare: 10 er beste tilbud på kriteriet, 0 er ikke besvart. For pris brukes ofte forholdsmodellen, der laveste pris får full score og de andre får poeng ut fra hvor mye dyrere de er (laveste pris delt på tilbudets pris, ganget med maks poeng). Skriv én setning begrunnelse per poengsetting — det er den som gjør evalueringen etterprøvbar.

4. Regneeksempel

Tilbud A har best pris, men B vinner på totalen fordi kvalitetskriteriene til sammen teller 60 %. Nettopp derfor må vektingen bestemmes før tilbudene åpnes — den avgjør utfallet.

5. Dokumenter tildelingen

Når totalen er klar, skriver du en kort begrunnet tildeling: hvem som vant, hovedgrunnen, og de viktigste forskjellene mellom tilbudene. Matrisen legges ved, og begge arkiveres sammen med anskaffelsesprotokollen. Se også fremgangsmåten for en minikonkurranse og kravene ved anskaffelser under terskelverdi.