Anskaffelser under terskelverdi
Kjøp under terskelverdi er de mindre anskaffelsene: de er unntatt de mest formelle prosedyrene, men ikke unntatt kravene til konkurranse, likebehandling og etterprøvbarhet. I praksis betyr det at du kan holde prosessen enkel — så lenge du kan vise hva du kjøpte, hvem du spurte, hvordan du vurderte og hvorfor du valgte som du gjorde.
Hva betyr terskelverdi?
Terskelverdier er beløpsgrenser som avgjør hvilke regler en anskaffelse følger. Under den nasjonale terskelverdien gjelder de grunnleggende prinsippene, men du slipper de detaljerte prosedyrekravene som gjelder for større konkurranser. Beløpsgrensene endres over tid, så sjekk gjeldende satser hos Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) før du fastsetter prosessen.
Verdien beregnes for hele anskaffelsen, inkludert opsjoner og forlengelser. Et kjøp skal ikke deles opp i flere små kjøp for å komme under en grense.
Prinsippene som gjelder uansett størrelse
- Konkurranse — så langt det er mulig skal du innhente tilbud fra flere leverandører.
- Likebehandling — alle leverandører får samme informasjon, samme frist og samme vurderingskriterier.
- Forutberegnelighet — kriteriene og vektingen oppgis før tilbudsfristen, ikke etter at tilbudene er åpnet.
- Etterprøvbarhet — prosessen dokumenteres slik at en utenforstående kan følge resonnementet.
- Forholdsmessighet — prosessen skal stå i forhold til kjøpets verdi og kompleksitet.
Dokumentasjonen du bør ha
Behovsbeskrivelse
Kort beskrivelse av hva som skal kjøpes og hvorfor. Dette er utgangspunktet for både kravene og evalueringen.
Kravspesifikasjon
Absolutte krav og ønskede egenskaper, formulert slik at de kan etterprøves av en tredjepart.
Tildelingskriterier med vekting
Hvordan tilbudene vurderes, og hvor mye pris, kvalitet og eventuelle andre kriterier teller.
Evaluering av tilbudene
Poeng og begrunnelse per kriterium, samlet i en matrise som viser hvordan konklusjonen ble til.
Anskaffelsesprotokoll
Hvem som ble invitert, hvilke tilbud som kom inn, hvem som vant og hvorfor.
Protokollplikten inntrer fra en fastsatt beløpsgrense, men det er god praksis å skrive en kort protokoll også for mindre kjøp — det er den du trenger hvis noen spør et år senere.
Vanlige feil
- Kjøpet deles opp i flere små kjøp for å unngå konkurranse.
- Kriteriene endres eller vektes underveis, etter at tilbudene er åpnet.
- Kravene er formulert som en beskrivelse av én bestemt leverandørs løsning.
- Evalueringen finnes bare som en muntlig vurdering, uten skriftlig begrunnelse.
- Tilbudsfristen er så kort at bare den leverandøren du kjenner klarer å svare.
Skal du kjøre kjøpet som en forenklet konkurranse, finner du fremgangsmåten på siden om minikonkurranse.
Få dokumentasjonen på plass
Buddo lager kravspesifikasjon, evalueringsmatrise og protokollmal for kjøpet ditt.